Comme nous l’avons vu dans les articles précédents de cette série intitulée La méthode GET, les principales sources des problèmes de gestion de l’emploi du temps sont : la contrainte patron ; la contrainte système ; la contrainte auto-imposée.

Essayons de clarifier ce qu’est la contrainte système.

Exemple de coordination administrative

Imaginons une expérience dans laquelle nous demandons à neuf personnes de dormir dans un lit conçu pour trois personnes. Comme il est impossible pour une personne de dormir sans se retourner quelques fois, nous accordons à chaque personne le droit de se retourner, mais sans dépasser un maximum de trois fois par personne.

• Objectif : dormir huit heures.
• Méthode : se retourner trois fois.

En bon dirigeant nous commençons par nous assurer que les personnes ont lu leur description de tâche et qu’ils sont bien installés. Ensuite nous leur annonçons que leur présence est requise le lendemain à la salle 132A-01 pour une réunion de suivi.

Chacun des membres de notre équipe de travail s’aperçoit rapidement qu’il lui sera impossible de se retourner sans l’aide des huit autres. Comme ce sont des employés de haut niveau, ils trouvent la solution. D’un commun accord, ils décrètent que lorsque l’un d’entre eux aura besoin de se retourner, il criera : un, deux et à trois tous les autres se retourneront en même temps pour lui permettent de se retourner à son tour.

Transportons-nous le lendemain matin à notre réunion de suivi.

Réunion de suivi

Nous commençons par demander à la personne ayant le plus d’ancienneté si elle a réussi à atteindre son objectif.

L’employé — « Non, car j’ai dû me retourner vingt-cinq fois! Deux fois de ma propre initiative, mais vingt-trois autres fois pour cause de coordination administrative. J’ai fait plus que demandé, mais cela n’a abouti à rien. Je n’ai pas atteint l’objectif qui était de dormir. »

La réponse de chacun des autres participants était à peu près similaire.

Conclusion

Le phénomène décrit dans notre exemple porte un nom : « Le triomphe des moyens sur le résultat. » C’est un phénomène propre que l’on retrouve trop souvent dans les organisations dans lesquelles la poursuite des résultats (le quoi) est entravée par les méthodes (le comment) qui sont prescrites par l’organisation pour les atteindre sur le plan théorique bien sûr.

Au risque de me répéter, la contrainte système correspond aux cases de votre emploi du temps où vous passez à faire des choses que vous ne feriez pas si vous n’étiez pas un simple rouage parmi tant d’autres.