Pour ce premier article de la série « Sur le terrain », nous verrons l’importance pour une entreprise de bien contrôler ses processus de gestion de bases.
La problématique
Selon mon client, le bénéfice net avant impôt réalisé par son entreprise est inférieur à la médiane des bénéfices nets réalisés par certaines autres entreprises similaires.
Rencontre préliminaire
Ce premier contact en présentiel a permis de mieux comprendre les attentes du client, de collecter (take-off) les informations nécessaires à la définition du contexte et surtout de savoir si nous avons les affinités nécessaires pour travailler ensemble. À la fin de cette rencontre, je me suis engagé à déposer, dans les meilleurs délais, une soumission pour une audit terrain des processus basiques de l’entreprise.
Le contexte
L’entreprise est une PME familiale œuvrant dans le secteur du génie civil. Elle emploie annuellement ± 40 personnes. L’entreprise est inscrite au Registraire des entreprises du Québec sous la forme juridique : Société pas actions ou compagnie.
Sa clientèle est constituée à: ± 45% secteur institutionnel et industriel, ±35% secteur commercial et ±20% secteur résidentiel. L’entreprise a déclaré avoir obtenu pour les trois années précédentes une marge bénéficiaire oscillant entre 2% et 3%. Ce qui représente des montants annuels oscillant entre 240 000$ et 280 000?
Constat de l’audit de terrain (2020, 2019, 2018)
Nous avons audité les quatre processus de bases suivants : gestion de la facturation ; gestion des comptes clients ; gestion des comptes fournisseurs ; montages des soumissions.
Gestion de la facturation
Gestion des comptes clients
L’audit des comptes clients a révélé une faille. Pour les trois années auditées, le volume de la catégorie « 90 jours et plus » a oscillé entre 600 000$ et 800 000$. Cette catégorie supportée par une marge de crédit de 4.25% a engendré une dépense pour le loyer de l’argent de ± 29 750$ annuellement.
Gestion du montage des soumissions
L’audit des trois années précédentes a établi :
- que les contrats publics comportaient tous la clause de retenue (10%) ;
- que le montant de ces retenues a oscillé entre 1 et 1,8 million de dollars par année ;
- qu’aucun montant couvrant le loyer de l’argent durant les périodes des retenues n’avait été inclus dans le prix de la soumission ;
- que cette mauvaise pratique a coûté à l’entreprise ± 42 500$ par année.
Recommandation
En procédant à un recadrage des processus déficients, l’entreprise pourrait réaliser des gains totalisant jusqu’à 162 285$ annuellement. (voir tableau ci-dessous)
Conclusion
Exploiter efficacement une entreprise requiert de maîtriser, de A à Z, les processus de gestion. Pour y arriver, les entrepreneurs doivent souvent revenir aux bases mêmes de la gestion. D’ailleurs, lorsque le rouage d’une entreprise se met à grincer et à avoir des soubresauts, la cause se situe, dans 80 % des cas, dans les processus de bases. C’est, pour cette raison, que nous avons dans un premier mandat audité certains processus de bases.
À la fin du mandat, nous avons remis un rapport comprenant un diagnostic, des recommandations quant à l’implantation des changements et une offre d’accompagnement de notre part.
À la suite d’une courte réflexion, le client a décidé de procéder, en solo, à l’implantation des changements. Selon moi, ce choix comporte beaucoup de contraintes et certains risques, mais le client est majeur et vacciné et je respecte son choix.
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